1. Организаторы: ресурсные центры поддержки НКО; администрация субъекта РФ; органы исполнительной власти и органы МСУ, Общественная палата региона совместно с Ресурсным центром и т.п.

2. Возможный формат мероприятия: проблемная дискуссия (отдельное заседание/собрание), конференция (секционное собрание с рядом заседаний), тематическое собрание (рабочая группа). Дискуссия предполагается как модерируемое обсуждение с вводным словом модератора и импульсными сообщениями докладчиков, а свободным мини-выступлением (репликой) членов различных общественных советов. Мероприятие может быть отдельным, или входить в комплекс мероприятий форума/конгресса/конференции СО НКО.
(Возможно проведение ежегодной Конференции общественных советов в форме ежегодного отчетного или тематического собрания всех челнов советов при всех органах власти (или, например, органов исполнительной власти социальной сферы) с соответствующей программой. Либо возможен вариант проведения тематического собрания представителей советов в виде функционирования рабочих групп по решению общей задачи и/или подготовке мероприятий и документов следующего собрания, а также реализации итоговых решений конференции).

3. Целевая аудитория (слушатели, зрители) мероприятия:
• Руководители ведомств, курирующие работу соответствующих советов; • Ответственные секретари советов; • Представители общественных советов при органах власти ОМСУ и ОИВ, а также возможно привлечение членов советов при учреждениях; • Представители НКО – члены общественных советов при ОИВ и ОМСУ; • Представители НКО и РЦ субъекта РФ; • Представители СМИ.

4. Возможные темы для обсуждения:
• Актуальная общая повестка для деятельности советов на год, в т.ч. в контексте реализации Программы социально-экономического развития субъекта РФ и т.д.; • Представления и обсуждения годовых планов/отчетов ОИВ/Правительства по реализации открытости/ проведению административной реформы/ исполнения указов Президента/ реализации Национального плана действий в интересах детей и т.п.; • Обсуждения общественных (независимых) докладов по результатам мониторинга деятельности отдельных ОИВ в рамках какого-то общего процесса или реформы в целом; • Проведения проблемных слушаний, экспертных обсуждений и консультаций по вопросам качества исполнения государственных функций, открытого бюджета и т.п. и т.д.; • Эффективность деятельности советов: практика и подходы, единые требования к работе советов в контексте модернизации их деятельности (в т.ч. с учетом федеральных требований); • Проблемы в деятельности советов, в т.ч. в обеспечении организационного сопровождения их деятельности, полноценного информирования их членов и учета рекомендаций совета ведомствами при принятии решений; • Общественный совет как механизм обеспечения открытости, прозрачности и результативности деятельности органов власти и учреждений.

5. Возможный результат:
• Общее информирование членов общественных советов при ОИВ о задачах, перспективах, новых решениях и т.п. в деятельности ОИВ и в их консультационных механизмах.
• Формирование единых подходов (возможно регионального стандарта) деятельности общественных советов
• Обмен опытом и распространение лучших практик и/или методики взаимодействия СО НКО и органов власти по обеспечению общественного участия в управлении;
• Усиление независимости, прозрачности, открытости, продуктивности общественных консультативных советов от органов исполнительной власти, вооружив их инструментами прямого взаимодействия с руководством региона, Правительством и т.п.; • Включение /переориентация/ использование готовых общественных комплексных консультационных механизмов для взаимодействий; • Получение обратной связи по вопросам качества деятельности отдельного ОИВ в системе общей деятельности Правительства и/или в рамках конкретной Программы, проекта.

6. Мероприятие ведет модератор:
Возможно существование группы модераторов, редакционной группы, специалистов, работающих со «свободным микрофоном» в аудитории.
7. Выбор помещения:
При выборе помещения должны учитываться следующие факторы: • место проведения мероприятия должно быть удобным и доступным (транспортный доступ, отсутствие источников шума, наличие звукоизоляции, необходимого света, микрофонов, вентиляции); • стоимость аренды помещения не должна превышать суммы, заложенной для этого в бюджете; • бронирование помещения и оплата производятся не менее чем за 10 дней; • при выборе площади помещения учитывается количество участников и время проведения самого мероприятия; • в помещении обязательно должны быть работающие розетки, выключатели; • возможность при необходимости вывести на принтер, откопировать материалы, выйти в Интернет, позвонить по телефону; • возможность при необходимости найти дежурного специалиста. Ответственный – организатор мероприятия.
8. Определение даты проведения, предварительная подготовка
• За 10 дней до начала мероприятия определяется дата его проведения (ответственный: руководитель либо инициатор проведения мероприятия). Не планируются учебные мероприятия на самое начало или самый конец недели; • продолжительность мероприятия не превышает 1,5 часов; • определяется круг приглашаемых на мероприятие лиц см. п.3 (ответственные: руководитель мероприятия, служба офис-менеджера). Необходимо провести сплошной скрининг всех сайтов ОИВ и ОМСУ (возможно учреждений) на предмет выявления наличия/отсутствия совета при соответствующем органе; составления списка членов советов. Особое внимание следует уделить взаимодействию с ответственными секретарями советов, для осуществления эффективного взаимодействия и информирования с участниками; • За 14 дней до начала мероприятия составляется базовый вариант приглашения (ответственные: руководитель мероприятия, служба офис-менеджера); • За 10 дней до начала мероприятия окончательный текст приглашения согласован со всеми руководителями и готов к распространению; • за 7-10 дней до начала мероприятия рассылаются приглашения по всем имеющимся источникам связи: почта, интернет, факс, лично (для представителей ОИВ и МСУ). В письме указывается просьба участников подтвердить возможность участия до определённой даты (ответственные: служба офис-менеджера); • За 2 дня до мероприятия осуществляются предварительные переговоры с некоторыми из наиболее значимых приглашенных лиц (ответственные: служба офис-менеджера). Письма-приглашения, имеющие определенного адресата, оформляются на бланке организации.
Основные участники (модератор, выступающие) при проведении мероприятия имеют персональные бейджи (ответственные: служба офис-менеджера). Ответственные – руководитель мероприятия, служба офис-менеджера.
9. Информационное обеспечение мероприятия:
• За 7-10 дней до начала мероприятия информация размещается на Интернет - сайтах организаций и страницах ОИВ и ОМСУ, при которых созданы общественные советы; • За 2 дня до начала при необходимости информация о проведении мероприятия распространяется в СМИ. Ответственный – пресс-секретарь, администраторы сайтов.
10. Подготовка помещения:
• за 30 минут до начала мероприятия размещаются указатели и объявления о месте проведения мероприятия и его название; • при необходимости, заранее определенные сотрудники указывают направление в зал проведения мероприятия для пришедших; • доступ в помещение обеспечивается за 15 минут до начала мероприятия; • столы расставляются должным образом за 30 минут до начала мероприятия; • На столах основных участников (модератор, выступающие) при проведении мероприятия имеются блокноты, ручки, бутылки с минеральной водой, стаканы, салфетки; • участники мероприятия заранее информируются о местонахождении туалетов и курительных комнат; • необходимое оборудование (диктофон, микрофон, фотоаппарат, флип-чарт, фломастеры, проектор, видеомагнитофон и т.д.) находится под рукой, расположено удобным образом и заранее проверено. Ответственный – служба офис-менеджера.
11. Ресурсное обеспечение мероприятия.
Оборудование:
• Флипчарт / доска, а также листы блокнота для флипчарта. Листы блокнота должны быть форматом не менее А-2.
• Мультимедийный проектор – используется для демонстрации слайдов. К нему удлинитель.
• Экран для проектора.
• Компьютер, на котором необходимо иметь порт для «флешки» и для CD.
• Звуковые колонки с компьютеру, поскольку часть презентаций сопровождается музыкой
Канцелярские принадлежности:
• ручки
• чистые листы бумаги
• блокноты.
12. Деятельность непосредственно в ходе мероприятия
• при входе в зал ведется отдельная регистрация организаторами мероприятия
• после начала мероприятия вход в помещение контролируется и обеспечивается соблюдение тишины вокруг помещения.
• Заранее определенные сотрудники оказывают содействие модератору (включение/выключение микрофонов, перенос микрофона по аудитории между желающими выступить, включение/выключение света, настройка проектора и т.д.). Ответственные – служба офис-менеджера.
13. Фиксация информации в ходе мероприятия:
• Проводится аудиозапись мероприятия (при необходимости – видеозапись) и ведется фотосъемка; • Ведется Протокол заседания «Совета Советов», в котором закреплены результаты и обязательства, взятые участниками в процессе мероприятия. Ответственный – пресс-секретарь, редакционная группа.
14. Завершение мероприятия: • Протокол заседания распространяется по участникам мероприятия посредством электронной почты; • Формируется график выполнения взятых обязательств и мониторинг его исполнения; • В случае необходимости обеспечивается уборка в помещении, объявления о проведении мероприятия и указатели отклеиваются. Ответственные – руководитель мероприятия, служба офис-менеджера.