Суть акции заключается в том, что в единый день или ограниченный временной промежуток (например, неделю) некоммерческие организации региона вручают волонтерам БлагоДарственные письма, выполненные на едином бланке. Единый бланк БлагоДарственного письма символизирует региональное сообщество. При этом текст, размещенный на бланке, содержит благодарность конкретному человеку от лица конкретной организации за конкретную помощь в реализации проекта, проведении мероприятия, помощь людям. Таким образом, через письмо волонтеру выражается благодарность от всего местного сообщества в лице конкретной организации.
В свою очередь, некоммерческие организации — участники акции в выбранный день (период) собирают добровольцев в своих локациях, приходят к ним на место учебы/работы или домой и в торжественной, дружеской или семейной обстановке вручают БлагоДарственные письма. Формат и место вручения организации выбирают самостоятельно. Также приветствуется, если некоммерческая организация — участник акции готова кроме БлагоДарственных писем и теплых слов вручить волонтерам сувениры и подарки. При этом подобные дополнения остаются на усмотрение организаций-участников.
Алгоритм проведения акции прост в исполнении.
Подготовительный этап
Организаторы акции объявляют о старте сбора заявок 11 января во Всемирный день «Спасибо». В этот день организатор акции размещает объявление о проведении акции на официальных информационных ресурсах правительства региона, сайтах государственных учреждений, в собственной группе и группах партнеров в социальных сетях, рассылает его по сформированной базе некоммерческих организаций, а также направляет бюджетным учреждениям, органам власти и местного самоуправления, работающим с некоммерческими организациями.
Параллельно с информационной кампанией организатор акции осуществляет прием заявок НКО на именные БлагоДарственные письма по определенной форме, обрабатывает заявки и анализирует их на соответствие условиям проведения акции. В акции «БлагоДарить» могут принять участие любые социально ориентированные некоммерческие организации Самарской области. Заявки принимаются в электронном виде в формате Excel. Количество заявок на изготовление БлагоДарственных писем от одной организации не ограничено. В рамках мониторинга в заявке устраняются орфографические ошибки, обязательно просматривается, кто и конкретно за что благодарит волонтера. В случае обнаружения неточностей, нарушения правил и прочих отклонений от заданных условий организатор
запрашивает у заявителя дополнительную информацию, после
чего вносит изменения или отклоняет заявку.
БлагоДарственные письма изготавливаются за счет организатора. Организатор акции разрабатывает символику акции, составляет и направляет обработанный список заявок в формате Excel в печать, подрядчик печатает БлагоДарственные письма.
Накануне дня/периода вручения готовые письма передаются организациям-заявителям для вручения добровольцам. Передача писем осуществляется по почте, нарочными или в офисе организатора. При этом к письмам прилагается краткая инструкция для организаций — участников акции.
При реализации акции существует ряд ограничений:
– организаторы акции не используют и не передают информацию о добровольцах третьим лицам, а все данные обрабатывают только с точки зрения статистики;
– организаторы акции не передают пустые бланки БлагоДарственных писем организациям — участникам для самостоятельной печати;
– информация об организаторе акции не размещается на бланках БлагоДарственных писем;
– не принимаются к исполнению БлагоДарственные письма с благодарностью лицам, «помогавшим» в рамках своих прямых должностных обязанностей или оказывавшим финансовую помощь НКО.
На основном этапе проведения акции некоммерческие организации — участники акции вручают БлагоДарственные письма своим волонтерам и размещают посты в социальных сетях и на своих информационных ресурсах.
На заключительном этапе организации — участники акции присылают фотоотчеты, а организаторы проводят мониторинг
социальных сетей и информационных ресурсов, подводят количественные и эмоциональные результаты мероприятия, публикуют итоговую информацию.